À l’occasion du quarantième anniversaire de l’AQANU (en 2012), dans le but de mettre en valeur sa mémoire, un effort considérable avait été fourni pour réunir en un seul lieu les archives de l’Association depuis sa fondation, en 1972.
Elles étaient éparpillées un peu partout dans des conditions souvent fort discutables. Plusieurs pieds linéaires de documents ont tout de même pu être retracés, réunis, puis traités professionnellement en conformité avec les exigences archivistiques. Ce premier versement d’archives a été confié à la garde de la Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BAnQ), située à Gatineau.
Une entente a alors été signée entre la BAnQ et l’AQANU afin que ce fonds d’archives soit conservé avec soin pour être mis au service de la recherche. Les membres de l’AQANU y auraient un accès privilégié tel que le droit d’avoir des copies gratuites. Ils peuvent même demander que soient numérisés les documents à consulter et leur soient acheminés électroniquement. Tout ce qui est déjà numérisé est accessible par n’importe qui, de n’importe quel lieu au Québec et même d’ailleurs. Toutefois, il ne faut jamais oublier que la BAnQ a l’obligation de protéger les données personnelles que renferment les archives de l’AQANU : c’est ce qui est rassurant.
Le fonds d’archives de l’AQANU se compose essentiellement de documents de valeur permanente tels que lettres patentes, contrats, procès-verbaux, mémoires, correspondances et autres. Il y a surtout un très grand nombre de photos, principalement sous forme de diapositives. D’ailleurs, il s’agit présentement du document le plus consulté et le plus utilisé. Les commémorations s’avèrent souvent d’excellentes occasions pour faire appel aux services de la BAnQ et consulter les archives de l’AQANU.
À l’occasion cette fois-ci du cinquantième anniversaire de l’AQANU survenu l’an dernier, un autre important don d’archives a été versé à la BAnQ. Lors de la fermeture de sa maison, monsieur Roland Gingras en a profité pour faire un grand ménage dans son sous-sol. Contrairement au précédent versement, celui-ci n’a pas encore été traité et il n’est donc pas encore accessible au public. Il faut espérer que ce sera fait très prochainement par du personnel qualifié de la BAnQ.
Nous savons qu’il y a encore beaucoup d’archives de l’AQANU qui se trouvent un peu partout. Il y a surtout une abondance incroyable de documents accessibles uniquement grâce à des moyens électroniques. Étant donné que les moyens pour les lire ne cessent d’évoluer, ceci présente un réel défi lorsqu’il s’agit d’avoir à conserver ces documents sur de très longues périodes de temps.
Pour l’instant, les seules options possibles consistent à les imprimer sur du papier ou à les transposer sur du microfilm. Ceci représente une charge de travail et des coûts que peu de personnes sont prêtes à s’imposer. Il faut espérer qu’une solution plus appropriée soit trouvée très bientôt.
Pierre Gosselin